Siete consejos de CEO para armar una lista de tareas pendientes (que sirva de algo)

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Pavithra Mohan

PARA LA NACION

MIÉRCOLES 31 DE MAYO DE 2017

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¿Nunca encontró la mejor manera de organizar su lista de cosas por hacer? Bienvenido al club. Quizá tiene docenas de páginas de cosas por hacer guardadas en su app de Notes en su teléfono, y docenas más en aplicaciones Slack y Trello. No tema: no hay un único modo de armar listas de cosas por hacer. "Más importante que una app es tener un sistema confiable que pueda ayudarlo a priorizar las cosas importantes", dice Amir Salihefendic, CEO de la nueva firma de productividad Doist. Fast Company le preguntó a 10 CEO cómo manejan sus propias listas de tareas diarias y semanales. Si bien todos tienen preferencias diferentes, cada uno definió un flujo de trabajo que se acomoda a sus actuales necesidades.

ANÓTELO EN LA SUPERFICIE MÁS PEQUEÑA

Muchos ejecutivos apuntan que sus listas de cosas por hacer sean tan breves y urgentes como sea posible, para evitar que queden tareas de un día para el siguiente. Para Rachel Blumenthal, CEO de Rockets of Awesome, un servicio de venta online de ropa infantil, esto significa hacerlo por vía analógica. Anota sus prioridades para el día -"entre tres y ocho cosas que sí o sí tiene que concretar"- en una sola hojita de papel. "Un post-it es muy bueno porque sólo cabe un número limitado de tareas", dice Blumenthal.

SÓLO HAGA LO QUE PUEDE MEMORIZAR

Al igual que Blumenthal, Scott Tannen, CEO de la compañía de ropa de cama de lujo Boll & Branch, también recurre a los post-it, pero sólo cuando es absolutamente necesario. Fuera de ello ni se molesta en armar una lista. "Créase o no, rara vez escribo cosas y tengo todo en la cabeza", dice Tannen.

DEJE QUE SU CARPETA DE ENTRADA SEA SU GUÍA

No es un enfoque inusual. Mientras alguna gente usa Evernote, Google Keep o una app para tomar notas, una cantidad de ejecutivos evita las listas convencionales. En vez de ello optan por plataformas como Slack y Trello para manejar lo que necesitan hacer. "Soy un usuario de la función de la estrella en el correo en Gmail como lista de cosas por hacer", dice Dan Teran, CEO de la nueva firma de manejo de oficinas Managed by Q. "Y por lo general encuentro tiempo en el fin de semana o por la noche para ver la correspondencia acumulada."

PONER LO QUE QUEDÓ POR HACER EN PAPEL

Pero para muchos CEO la simplicidad es la clave, lo que puede explicar por qué, cuando se enfrentan a un exceso de apps de manejo de tareas, algunos recurren a las listas y planificadores análogos. Siroya dice que usa la app Notes para armar listas rápidas en Google Docs. Aun así, como Blumenthal y Tannen, prefiere poner el resto en papel. "He descubierto cómo hacer que funcionen todos estos sistemas digitales para mí, pero tengo que admitir que una lista en papel aún se siente más útil", dice Siroya.

DELEGUE TODO LO QUE PUEDA

Algunos ejecutivos reclutan ayuda digital en la forma de asistentes virtuales. Incluso Tannen, que trata de recurrir sólo al poder de su mente para mantener en orden las cosas por hacer, deja parte de ello a un ayudante de IA. Otros ejecutivos, en cambio, tienen asistentes humanos que ayudan con la agenda y el manejo de los horarios. "El día que dejé el control de mi agenda a mi asistente fue el día que recuperé el 40% de mi tiempo", dice Blumenthal.

DELE TIEMPO

Al fin de cuentas, una gran lista de cosas por hacer no vale nada si no maneja bien su tiempo. "Uno de los secretos de mi manejo del flujo de trabajo es poner límites de tiempo", dice el CEO de la app de meditación Simple Habit. "En una nueva firma como la nuestra, siempre hay listas sin fin de cosas por hacer y a menudo no se puede completar una tarea de una vez." Dicho de otro modo, sea paciente. Encontrar un sistema de lista de cosas por hacer que funcione para usted es una capacidad como cualquier otra en la que incluso los lideres más productivos tienen que invertir tiempo para perfeccionarla. "Manejar un flujo de trabajo diario y una lista de cosas por hacer lleva meses y años para que uno lo haga bien como lidere empresario", señala Riana Lynn, CEO de la compañía de software FoodTrace.

LA PRIORIDAD ES USTED

Como explica la número uno de la compañía FoodTrace, es clave priorizar algunas cosas que quizá nunca llegue a estar en su lista de cosas por hacer, incluyendo los cuidados personales. "Dormir y comer bien -agrega Lynn- es la primera clave de todo esto."

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